Group Office

Overzicht

Met Group Office kan je je volledige kantoor digitaliseren zodat je één gecentraliseerde plaats hebt voor al je kantoor oplossingen. Alles zal gebeuren in de cloud dus je hoeft je niet langer zorgen te maken over backups, computers die crashen of laptops die vergeten worden. Voortaan kan je van op elke plaats werken op eender welk apparaat. Er bestaat een community versie en een professionele versie die veel meer professionele functionaliteit bied. Verder is het ook mogelijk om de facturatie module erbij te nemen zodat je een volledig overzicht hebt van heel het kantoor gebeuren.

Community versie:

  • Adresboek voor contacten en bedrijven
  • Bestanden koppelen aan contacten
  • Persoonlijke en gedeelde agenda's
  • Uitnodigingen en notificaties voor agenda items
  • Meerdere email inboxen lezen op één plaats
  • Nieuwsbrieven
  • Persoonlijke en gedeelde takenlijsten
  • Online toegang tot al u bestanden

Professionele versie:

  • Synchronisatie met al u mobiele apparaten
  • Project beheer voor globaal overzicht
  • Tijdsregistratie en goedkeuring
  • Extra velden voor een oplossing op maat
  • Rechtstreeks emails opslaan en koppelen
  • Vakantiedagen aanvragen en registreren
  • Rechtstreeks scannen naar de cloud

Facturatie module:

  • Overzichtelijke weergave van facturen en offertes
  • Gecentraliseerde catalogus
  • Sjablonen voor facturen en offertes
  • Rechtstreeks linken met bestanden, contacten en projecten
  • Exporteren en mailen van facturen en offertes
  • Rapportering

Details

Email, adresboek en nieuwsbrieven

Er is een module voorzien om online je emails te lezen en versturen het is zelfs mogelijk om meerdere email accounts gelijktijdig kan raadplegen. Er zal automatisch op nieuwe email gecontroleerd worden en je zal bij het ontvangen van nieuwe post een melding van krijgen. Het is ook mogelijk om automatische antwoorden te versturen Verder kan je je mailbox georganiseerd houden door geavanceerde filters in te stellen. Om aan een bepaalde huisstijl te voldoen is het ook mogelijk om dynamische email sjablonen op te stellen.

Emails kunnen ook als bestand opgeslagen worden en gelinkt worden met andere soorten types van data zoals contact personen, facturen of bestanden. Om vlot te kunnen communiceren kunnen er zowel gedeelde als persoonlijke adresboeken gemaakt worden. Al je contacten zal je kunnen gebruiken in de andere modules, dus als je een email wil versturen of een offerte wil opmaken heb je de mogelijkheid om uit één centraal punt contact of klanten informatie te halen. Verder is het ook mogelijk om groepen van contacten in te delen zodat je makkelijk kan gebruik maken van de ingebouwde functionaliteit om nieuwsbrieven te versturen.

Agenda en taken

Om al je afspraken, taken of notities te beheren zijn er verschillende modules voorzien waarbij je al deze informatie kan linken aan elkaar. Er is een online agenda voorzien waarin je zowel persoonlijke als gedeelde agenda's kan in gebruiken. In de agenda module kan je snel en gemakkelijk nieuwe afspraken invoeren. Bovendien kan je ook andere personen uitnodigen voor bepaalde agenda items en zelfs jullie gezamenlijke beschikbaarheid controleren. Uitnodigingen worden via email verstuurd en bij het accepteren van de uitgenodigde deelnemer zal het agenda item ook in zijn agenda geplaatst worden. Verder is het ook mogelijk om emails te plannen voor gebruikers met een afspraak.

Om te vermijden dat bepaalde taken vergeten worden of om te vermijden dat je het zicht verliest op uit te voeren taken voor zowel jezelf als anderen is er een taken module voorzien. In deze module kan je bepaalde taken plannen die een bepaalde deadline of prioriteit kunnen hebben. Het is ook mogelijk om voor taken een herinnering of melding te versturen. Elke taak heeft een bepaalde status die je optioneel zelf kan bepalen en heeft ook een percentage dat de vooruitgang weergeeft. Je kan voor zowel jezelf als anderen taken toevoegen, bekijken of beheren afhankelijk van de privacy instellingen.

Bestandsbeheer

Het is ook mogelijk om al je bestanden te beheren online. Je kan bestanden maken door gebruik te maken van sjablonen of te uploaden. De bestanden die toegevoegd worden zullen geïndexeerd worden zodat er vlot in de bestanden gezocht kan worden via de geavanceerde zoek functie. De bestanden die geïndexeerd zullen worden zijn: Microsoft Word Bestanden, Open Office documenten, PDF documenten, emails en tekst bestanden. Verder is het ook mogelijk om voor afbeeldingen en PDF bestanden tekst herkenning toe te passen zodat de tekst uit grafisch materiaal ook toegankelijk zal zijn.

Verder is het ook mogelijk om synchronisatie van bepaalde bestanden met DropBox in te stellen. Als je een Google account hebt kan je ook bestanden die ondersteund zijn in Google Drive rechtsreeks openen vanuit de bestandsbeheer module. Als je al je bestanden op een toegankelijke manier wil integreren in je besturingssysteem is het ook mogelijk de bestanden als netwerkschijf te openen.

Projecten, tijdsregistratie en vakantiedagen

Om een globaal overzicht te behouden van alle uitgevoerde projecten kan je gebruik maken van de projecten module. Hierin is het mogelijk om projecten te bewaren en te koppelen al dan niet gebruik makend van verschillende project sjablonen en sub projecten. Voor elk project is er ook ingebouwde functionaliteit voorzien om uitgaven en tijdregistratie bij te houden. Verder is het ook mogelijk om rapportering te bekijken of exporteren. De rapportering geeft je de mogelijkheid om een beknopt of gedetailleerd overzicht te hebben over een bepaald projecten of een selectie van projecten. Tenslotte is er ook een module voorzien voor vakantiedagen aan te vragen en te beheren.

Facturatie

Door gebruik te maken van de facturatie module kan je op een vertrouwde manier binnen je online kantoor offertes en facturen opstellen. Je kan verschillende boeken maken waarin je een duidelijk overzicht hebt van al je facturatie gegevens. Je kan aan de hand van statussen filteren en bepaald acties automatisch laten uitvallen zoals taken, herinneringen en emails versturen. In de facturatie module is het mogelijk om een factuur te exporteren naar een PDF of document of het meteen door te sturen de gekoppelde klant. Er is ook een catalogus voorzien waarin je je volledig aanbod kan beheren, importen of marges beheren. De catalogus kan de gebruikt worden om items aan facturen of offertes toe te voegen. De catalogus bied ook de mogelijkheid om automatisch aan stock beheer te doen.


Synchronisatie

Om uw informatie ok steeds beschikbaar te hebben op al je mobiele apparaten is het mogelijk om je contacten, email en kalender via ActiveSync, SyncML, CalDAV of CardDAV te laten synchroniseren naar al je iPhone's, iPads of Android toestellen.

Links

Door middel van links is het mogelijk om alle informatie tussen de modules te linken met elkaar. Door gebruik te maken van links zal steeds alle data consistent en snel geraadpleegd kunnen worden in je online kantoor.

Importeren en exporteren

Als je al een bestaande systemen gebruikt voor je contacten, email of andere informatie bieden wij ook diensten aan om deze te importeren in een nieuwe Group Office installatie. Verder kunnen we ook je Group Office installatie volledig op maat afstemmen.